اطلاعات کلی درباره RPA

 

RPA مخفف چه کلماتی است؟

 

RPA مخفف عبارت “Robotic Process Automation” است که به فارسی “اتوماسیون فرایند رباتیک” ترجمه می‌شود.

 

اتوماسیون فرایند رباتیک یا RPA چیست؟

 

RPA یک فناوری نرم‌افزاری است که به سازمان‌ها اجازه می‌دهد وظایف تکراری و زمان‌بر را از طریق نرم‌افزارهای رباتیک به صورت خودکار انجام دهند. این ربات‌ها می‌توانند با سیستم‌های مختلف ارتباط برقرار کرده و کارهایی مانند ورود داده، پردازش تراکنش‌ها، مدیریت ایمیل‌ها و بسیاری از وظایف دیگر را انجام دهند.

 

مزایای استفاده از RPA چیست؟

 

1. افزایش بهره‌وری:

ربات‌ها می‌توانند 24/7 کار کنند بدون نیاز به استراحت.

2. کاهش هزینه‌ها:

کاهش نیاز به نیروی انسانی برای انجام وظایف تکراری و زمان‌بر.

3. کاهش خطا:

ربات‌ها با دقت بالا کار می‌کنند و احتمال خطاهای انسانی را کاهش می‌دهند.

4. بهبود کیفیت:

انجام وظایف با دقت و کیفیت بالا.

5. افزایش سرعت:

انجام وظایف در کسری از زمان نسبت به نیروی انسانی.

6. بهبود رضایت کارمندان:

کارکنان می‌توانند بر روی وظایف مهم‌تر و خلاقانه‌تر تمرکز کنند.

 

معرفی ابزارهای RPA

 

1. UiPath

2. Automation Anywhere

3. Blue Prism

4. Pega

5. WorkFusion

6. Kofax

7. NICE

8. Microsoft Power Automate

 

RPA چه وظایفی را انجام میدهد؟

 

1. ورود داده‌ها و مدیریت آن‌ها

2. پردازش تراکنش‌های مالی

3. مدیریت ایمیل‌ها و پاسخگویی خودکار

4. جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها

5. تولید گزارشات و مستندات

6. مدیریت پایگاه داده‌ها

7. پشتیبانی مشتری و خدمات پس از فروش

 

معرفی دقیق RPA

 

RPA یا اتوماسیون فرایند رباتیک یک فناوری تحول‌آفرین است که به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا کارهای تکراری و زمان‌بر خود را از طریق ربات‌های نرم‌افزاری به صورت خودکار انجام دهند. این فناوری به سرعت در حال پذیرش در صنایع مختلف از جمله بانکداری، بیمه، بهداشت و درمان، تولید، خرده‌فروشی و بسیاری دیگر است. ربات‌های RPA می‌توانند با نرم‌افزارهای موجود ارتباط برقرار کرده و بدون نیاز به تغییرات ساختاری در سیستم‌های فعلی، وظایف خود را انجام دهند. این ویژگی RPA را به یکی از بهترین گزینه‌ها برای بهبود فرآیندهای کسب‌وکار و افزایش بهره‌وری تبدیل کرده است.

از دیگر ویژگی‌های مهم RPA می‌توان به امنیت بالا، توانایی یکپارچه‌سازی با سیستم‌های موجود و سادگی در پیاده‌سازی اشاره کرد. این فناوری به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری، به اهداف کسب‌وکار خود سریع‌تر و مؤثرتر دست یابند.

 

توضیح به زبان ساده با ذکر چند مثال جالب

 

RPA (Robotic Process Automation) ترکیبی از هوش مصنوعی و اتوماسیون فرآیندهای روتین و تکراری است که به صورت خودکار توسط ربات‌ها انجام می‌شود. این فناوری به کسب و کارها کمک می‌کند تا کارهای تکراری و زمان‌بر را به سرعت و با دقت انجام دهند.

 

بیایید به چند مثال بپردازیم:

 

 

برای توضیح هوش مصنوعی RPA به یک کودک، من از مثالی استفاده کرده ام که به زندگی روزمره نزدیک باشد. به عنوان مثال، فرض کنید که کودک هر روز باید کارهای مشخصی را انجام دهد، مانند:

 

1. جمع‌آوری اسباب‌بازی‌ها

2. مرتب کردن کتاب‌ها

3. خاموش کردن چراغ‌ها

 

خب! تصور کنید یک ربات داریم که می‌تواند این کارها را برای کودک انجام دهد. هر روز بعد از بازی، به جای اینکه کودک خودش اسباب‌بازی‌ها را جمع کند، ربات به صورت خودکار این کار را انجام می‌دهد. این ربات می‌داند که اسباب‌بازی‌ها باید کجا قرار بگیرند، کتاب‌ها چگونه مرتب شوند و چه موقع باید چراغ‌ها را خاموش کند.

این ربات، همان آر پی ای است. یعنی یک ربات که می‌تواند کارهای تکراری و خسته‌کننده را به صورت خودکار انجام دهد. حالا کودک می‌تواند وقت بیشتری برای بازی‌های خلاقانه و یادگیری چیزهای جدید داشته باشد، چون ربات دارد کارهای ساده و تکراری را انجام می‌دهد.

 

 

 

آیا آر پی ای میتواند یک منشی شود؟!    ):

 

بله، آر پی ای می‌تواند پاسخگوی تلفن‌ها باشد و به عنوان یک منشی مجازی عمل کند. در اینجا مثالی برای توضیح این مفهوم آورده ام:

فرض کنید شما مدیر یک کلینیک پزشکی هستید و روزانه تعداد زیادی تماس تلفنی دریافت می‌کنید. این تماس‌ها می‌توانند برای موارد مختلفی باشند، مانند تعیین وقت ملاقات، دریافت اطلاعات درباره خدمات کلینیک، یا پیگیری نتایج آزمایشات.

با استفاده از RPA و هوش مصنوعی، می‌توانید یک منشی مجازی ایجاد کنید که به این تماس‌ها پاسخ دهد:

 

1. پاسخ به تماس‌های ورودی:

هنگامی که یک تماس تلفنی وارد می‌شود، ربات به جای منشی انسانی پاسخ می‌دهد. صدای ربات می‌تواند طبیعی و دوستانه باشد تا تجربه بهتری برای تماس‌گیرنده ایجاد کند.

 

2. تشخیص نوع درخواست:

ربات می‌تواند با استفاده از هوش مصنوعی، نوع درخواست تماس‌گیرنده را تشخیص دهد. به عنوان مثال، اگر تماس‌گیرنده می‌خواهد وقت ملاقات تعیین کند، ربات متوجه این موضوع می‌شود و مراحل بعدی را انجام می‌دهد.

 

3. تعیین وقت ملاقات:

ربات می‌تواند با دسترسی به سیستم مدیریت وقت کلینیک، به تماس‌گیرنده پیشنهادات زمانی موجود را ارائه دهد و وقت ملاقات را تعیین کند. همچنین می‌تواند ایمیل یا پیامکی با اطلاعات وقت ملاقات برای تماس‌گیرنده ارسال کند.

 

4. ارائه اطلاعات:

اگر تماس‌گیرنده درباره خدمات کلینیک سؤالی داشته باشد، ربات می‌تواند اطلاعات مورد نیاز را ارائه دهد. مثلاً می‌تواند درباره ساعات کاری کلینیک، پزشکان موجود، و هزینه‌های خدمات توضیح دهد.

 

5. پیگیری نتایج آزمایشات:

در صورتی که تماس‌گیرنده برای پیگیری نتایج آزمایش تماس گرفته باشد، ربات می‌تواند با دسترسی به سیستم‌های مربوطه، اطلاعات لازم را جستجو کرده و نتیجه را به تماس‌گیرنده اعلام کند.

 

این مثال نشان می‌دهد که چگونه RPA و هوش مصنوعی می‌توانند نقش یک منشی مجازی را ایفا کنند، به تماس‌های تلفنی پاسخ دهند و کارهای مختلفی را به صورت خودکار انجام دهند. این کارها به طور قابل توجهی بهره‌وری را افزایش می‌دهند و به کارمندان انسانی اجازه می‌دهند تا بر روی وظایف پیچیده‌تر و مهم‌تر تمرکز کنند.

 

پای RPA در کفش مدیر یک کسب و کار    

 

ظهور آر پی ای تنها تهدیدی برای یک منشی نیست بلکه هوش مصنوعی RPA می‌تواند به عنوان یک مدیر مجازی نیز عمل کند و وظایف مدیریتی مختلفی را به صورت خودکار انجام دهد. این شامل نظارت بر فرآیندها، مدیریت تیم‌ها، تجزیه و تحلیل داده‌ها و تصمیم‌گیری‌های استراتژیک می‌شود.

در ادامه مثالی را برای توضیح این مفهوم ارائه می‌دهم:

فرض کنید شما مدیر یک فروشگاه آنلاین هستید و چندین وظیفه مدیریتی دارید که باید هر روز انجام دهید. برخی از این وظایف عبارتند از:

 

1. نظارت بر سفارش‌ها و موجودی انبار

2. مدیریت تیم پشتیبانی مشتریان

3. تحلیل فروش و تهیه گزارش‌های مالی

4. تصمیم‌گیری درباره تخفیف‌ها و پیشنهادهای ویژه

 

اکنون ببینیم چگونه هوش مصنوعی RPA می‌تواند به عنوان یک مدیر مجازی ایفای نقش کند:

 

نظارت بر سفارش‌ها و موجودی انبار:

ربات‌ها می‌توانند به طور خودکار سفارش‌های ورودی را بررسی کنند و مطمئن شوند که موجودی کافی برای هر محصول وجود دارد.

اگر موجودی انبار کم باشد، ربات می‌تواند به صورت خودکار سفارش جدیدی به تأمین‌کنندگان ارسال کند.

 

مدیریت تیم پشتیبانی مشتریان:

ربات‌ها می‌توانند درخواست‌های پشتیبانی مشتریان را دسته‌بندی و اولویت‌بندی کنند.

همچنین می‌توانند درخواست‌های ساده‌تر را به صورت خودکار پاسخ دهند و درخواست‌های پیچیده‌تر را به کارکنان انسانی ارجاع دهند.

ربات‌ها می‌توانند عملکرد تیم پشتیبانی را نظارت کرده و گزارش‌هایی درباره زمان پاسخگویی و رضایت مشتریان تهیه کنند.

 

تحلیل فروش و تهیه گزارش‌های مالی:

ربات‌ها می‌توانند داده‌های فروش را به صورت روزانه جمع‌آوری و تحلیل کنند.

گزارش‌های مالی خودکار تهیه کنند و به شما بینشی درباره روندهای فروش، لیست محصولات پرطرفدار و عملکرد مالی کلی فروشگاه را بدهند.

 

تصمیم‌گیری درباره تخفیف‌ها و پیشنهادهای ویژه:

با تحلیل داده‌های فروش و رفتار مشتریان، ربات‌ها می‌توانند پیشنهادهای تخفیف و ویژه‌ای را برای افزایش فروش

پیشنهاد دهند. مثلاً اگر یک محصول خاص در فصل خاصی فروش بالایی دارد، ربات می‌تواند تخفیف‌های فصلی برای آن محصول پیشنهاد کند.

 

این مثال نشان می‌دهد که چگونه هوش مصنوعی RPA می‌تواند به عنوان یک مدیر مجازی عمل کند و وظایف مدیریتی مختلف را به صورت خودکار انجام دهد. این کار باعث افزایش بهره‌وری، کاهش خطاهای انسانی و ارائه تصمیم‌های بهتر بر اساس داده‌های واقعی می‌شود. در نتیجه، شما به عنوان مدیر می‌توانید بیشتر بر روی استراتژی‌های کلان و تصمیم‌گیری‌های استراتژیک تمرکز کنید.

 

مثالی دیگر صرفا جهت رعب و وحشت مدیران   (:

 

فرض کنید شما مدیر یک شرکت بیمه هستید و هر روز تعداد زیادی فرم درخواست بیمه‌نامه دریافت می‌کنید. این فرم‌ها باید توسط کارمندان به صورت دستی پردازش شوند: اطلاعات مشتریان وارد سیستم شود، مدارک بررسی شوند و در نهایت بیمه‌نامه صادر شود. این فرآیند زمان‌بر و مستعد خطاهای انسانی است.

با استفاده از آر پی ای، می‌توانید ربات‌هایی ایجاد کنید که این کارها را به صورت خودکار انجام دهند:

 

1. دریافت فرم‌ها:

ربات‌ها به صورت خودکار ایمیل‌های ورودی را بررسی می‌کنند و فرم‌های درخواست بیمه را استخراج می‌کنند.

 

2. استخراج اطلاعات:

ربات‌ها اطلاعات مشتریان را از فرم‌ها استخراج کرده و به سیستم‌های داخلی وارد می‌کنند.

 

3. بررسی مدارک:

ربات‌ها مدارک ارسال شده توسط مشتریان را با استفاده از تکنیک‌های OCR (تشخیص کاراکتر نوری) بررسی می‌کنند تا اطمینان حاصل شود که تمامی مدارک مورد نیاز موجود است.

 

4. صدور بیمه‌نامه:

پس از تأیید مدارک، ربات‌ها به صورت خودکار بیمه‌نامه‌ها را صادر کرده و برای مشتریان ارسال می‌کنند.

 

این فرآیند نه تنها سریع‌تر انجام می‌شود، بلکه خطاهای انسانی نیز به حداقل می‌رسد. همچنین، کارمندان می‌توانند به جای انجام کارهای تکراری، بر روی وظایف مهم‌تر و خلاقانه‌تر تمرکز کنند.

در این مثال، هوش مصنوعی به ربات‌ها کمک می‌کند تا توانایی‌هایی مانند تشخیص متن و تصمیم‌گیری‌های ساده را داشته باشند، و RPA این توانایی‌ها را در قالب فرآیندهای خودکار به کار می‌گیرد.

 

اطلاعات کلی درباره BPM

 

BPM مخفف چه کلماتی است؟

 

مخفف عبارت “Business Process Management” به معنای مدیریت فرآیند کسب‌وکار است.

 

 BPM چیست؟

 

BPM یک رویکرد سیستماتیک برای بهبود و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار است. هدف اصلی BPM، ارتقاء کارایی و اثربخشی فرآیندهای کسب‌وکار با استفاده از تکنیک‌های مختلف مدل‌سازی، اجرا، نظارت و بهبود مستمر فرآیندها است.

فرآیندهای کسب‌وکار مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و وظایفی هستند که با هدف دستیابی به یک نتیجه خاص انجام می‌شوند. BPM به سازمان‌ها کمک می‌کند تا این فرآیندها را به دقت تحلیل کرده و نقاط ضعف و قوت آن‌ها را شناسایی کنند. سپس با اعمال بهبودهای لازم، فرآیندها را بهینه‌سازی کرده و بهره‌وری سازمان را افزایش دهند.

 

تفاوت BPM با RPA چیست؟

 

1. هدف و تمرکز:

 

BPM:

تمرکز اصلی BPM بر روی بهبود و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار به صورت کلی است. این شامل تحلیل، مدل‌سازی، اجرا، نظارت و بهبود مستمر فرآیندها می‌شود. BPM بیشتر به استراتژی‌های کلان و طراحی کلی فرآیندها توجه دارد.

 

RPA:

تمرکز اصلی RPA بر خودکارسازی وظایف تکراری و زمان‌بر است که معمولاً توسط نیروی انسانی انجام می‌شود. RPA با استفاده از ربات‌های نرم‌افزاری، این وظایف را با سرعت و دقت بیشتری انجام می‌دهد.

 

2. پیاده‌سازی:

 

BPM:

شامل ایجاد تغییرات در فرآیندهای موجود و نیاز به تحلیل عمیق‌تر و مدل‌سازی دقیق‌تر فرآیندها است. ممکن است نیاز به بازطراحی فرآیندها و اعمال تغییرات ساختاری باشد.

 

RPA:

شامل استفاده از ربات‌های نرم‌افزاری برای خودکارسازی وظایف بدون نیاز به تغییرات ساختاری در سیستم‌های موجود است. پیاده‌سازی RPA معمولاً سریع‌تر و ساده‌تر از BPM است.

 

3. کاربرد:

 

BPM:

بیشتر در بهبود فرآیندهای کلان و پیچیده کسب‌وکار استفاده می‌شود که نیاز به تغییرات ساختاری و بهبود مستمر دارند.

 

RPA:

بیشتر در خودکارسازی وظایف تکراری و معمولی مانند ورود داده، پردازش تراکنش‌ها، و مدیریت ایمیل‌ها استفاده می‌شود.

 

4. تکنولوژی:

 

BPM:

از ابزارها و تکنیک‌های مختلفی برای مدل‌سازی، تحلیل، اجرا و نظارت بر فرآیندها استفاده می‌کند. این ابزارها می‌توانند شامل نرم‌افزارهای مدل‌سازی فرآیند، سیستم‌های مدیریت گردش کار (Workflow Management Systems) و سیستم‌های نظارت بر عملکرد فرآیند (Process Performance Monitoring Systems) باشند.

 

RPA:

از ربات‌های نرم‌افزاری استفاده می‌کند که توانایی تعامل با نرم‌افزارها و سیستم‌های مختلف را دارند و می‌توانند وظایف مختلف را به صورت خودکار انجام دهند. ابزارهای RPA مانند UiPath، Automation Anywhere و Blue Prism از جمله تکنولوژی‌های رایج در این حوزه هستند.

 

نتیجه‌گیری

 

در کل، BPM و RPA هر دو رویکردهایی برای بهبود عملکرد و بهره‌وری سازمان‌ها هستند، اما تفاوت‌های عمده‌ای در هدف، پیاده‌سازی و کاربرد آن‌ها وجود دارد. BPM به عنوان یک رویکرد کلان و استراتژیک برای بهبود فرآیندهای کسب‌وکار استفاده می‌شود، در حالی که آر پی ای به عنوان یک راهکار تاکتیکی برای خودکارسازی وظایف تکراری و زمان‌بر به کار می‌رود.