برگزاری ایونت

برگزاری ایونت در اصل خلق یک رویداد است. یکی از قدرتمندترین اجزای راهبردی بازاریابی و تبلیغات می باشد. برگزاری ایونت شامل ارتباط موثر بین شرکت ها و مشتریانشان می شود. برگزاری ایونت که به‌خوبی به ‌صورت بومی تبلیغ و ترویج داده ‌شده است، می تواند انرژی مضاعفی به کسب ‌وکارتان بدهد. به عبارتی استفاده از رویداد، برای ترویج کسب‌وکار بهترین کاری است که می‌توانید برای کسب‌وکار خودتان انجام دهید. برای ایجاد یک بستر سازنده و برای هر گونه فعالیت اعم از تبلیغاتی، اقتصادی می توان از این شیوه استفاده کرد.

با برگزاری یک نشست مفید و مناسب میان دوطرف، می توان زمینه را برای رسیدن  به اهداف مطلوب خود فراهم کرد. ما براساس تجربه چندین ساله خود توانایی برگزاری ایونت های مبتکرانه و خلاقانه که رویدادهای بسیار حساسی هستند را داریم. خوب است بدانید هویت برند شما براساس همین رویداد و کیفیت اجرایی آن در ذهن مخاطب نقش می بندد.

 

 ایونت فرصت مناسبی را برای مذاکرات و نشست‌ها بین شرکت‌کنندگان بوجود می آورد.

 

پس لطفا برای برندتان ارزش قائل شوید و بهترین ها را برایش رقم بزنید.

ما میتوانیم به راحتی برند و محصول شما را در شبکه‌های اجتماعی تبلیغ کنیم.

شک نداشته باشید که بازتاب آن را به بهترین نحو مشاهده خواهید کرد.

33 نکته برای تولید یک رویداد به یاد ماندنی کسب و کار کوچک

 

برگزاری ایونت به یاد ماندنی بی دلیل اتفاق نمی افتد. سازماندهی و برگزاری ایونت جالب توجه، به برنامه ریزی نیاز دارد. خواه یک کنفرانس، سمینار یا یک روز تقدیر از مشتری باشد. شما چه سه هفته برای برنامه ریزی وقت داشته باشید چه یک سال کامل، باید بدانید موفقیت رویداد شما فقط در جزئیات است. ما 33 نکته برنامه ریزی ایونت کسب و کار کوچک را، از دید کارشناسان باتجربه خود جمع آوری کرده ایم.

برنامه ریزی رویداد کسب و کار کوچک

 

ابتدا چه کاری باید انجام شود:

  1. قبل از هر چیز در مورد مخاطبان هدف خود تصمیم بگیرید:

اولین قدم قبل از انجام هر کار دیگری، باید این باشد که به وضوح مشخص کنید که مخاطبان شما چه کسانی هستند. از این طریق سایر تصمیمات، سر جای خود قرار خواهند گرفت. قالب، محتوا، قیمت ها، مکان و غیره. همه از اولین تصمیم جریان خواهند گرفت. این روش ساختاری همچنین به شما کمک می کند تا در رسیدن به اهداف خاص متمرکز شوید. یعنی کمتر به خودتان اجازه می دهید دامنه را خیلی گسترده تر کنید و از برنامه ریزی خارج شوید.

 

  1. لیستی از جزئیات تهیه کنید:

همه چیز از جمله میزان نور و روشنایی، وسایل حمل و نقل عمومی، تا محتوا و تازه سازی را مد نظر قرار دهید. وقتی تصمیم به برگزاری ایونت دارید، همه چیز مهم است. چون مخاطبان شما همه چیز را به شما و نام تجاری شما نسبت خواهند داد. تهیه یک لیست باعث می شود که موارد را نادیده نگیرید.

 

  1. هدف تجاری مشخصی از برگزاری ایونت داشته باشید:

قبل از اینکه بخواهید برنامه ریزی یک رویداد موفق را شروع کنید، در ابتدا دلیل آن را روشن کنید. چرا؟ زیرا هر تصمیمی پس از آن، باید هدف اصلی شما را پشتیبانی کند. آیا هدف شما ایجاد آگاهی از شرکت یا محصول خاصی است؟ آیا هدف اصلی را ایجاد وفاداری مشتری می دانید؟ یا می خواهید به سادگی درآمد کسب کنید ( البته این هم اشکالی ندارد)؟

 

در نهایت اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم از هدف کاملا آگاه است.

 

  1. هنگام برنامه ریزی مراقب سایر رویدادها باشید:

تقویم را بررسی کنید. اطمینان حاصل کنید که برنامه خود را در تعطیلات یا اوقات تعطیلات محبوب یا نزدیک به آن تنظیم نکنید. بررسی سایر رویدادها بسیار مهم است.چون ممکن است شرکت کنندگان هدف شما، در آن رویدادها شرکت کنند.       ­

 

  1. نسبت به تغییر در اندازه، مکان و سایر جزئیات انعطاف پذیر باشید:

وقتی وارد فرآیند برنامه ریزی رویداد می شوید، ممکن است دریابید که ایونت شما از نظر اندازه، مکان و بسیاری از روش های غیر از آنچه در ابتدا تصور می کردید تغییر می کند. این طبیعی است و کاملا خوب است. به شرط اینکه دلیل اصلی انجام همه این کارها را فراموش نکنید. برخی از انعطاف پذیری ها واقعا لازم است.

 

شناسایی محدودیت ها + اهداف هوشمندانه

 

  1. محدودیت های خود را بدانید:

همه ما می دانیم هدف این است که یک رویداد زنده عالی برگزار کنیم. برای این منظور، ما باید از آنچه واقعا می توانیم انجام دهیم یا نمی توانیم: اعم از بودجه یا از شرایط زمانی، آگاه باشیم. اگر تصمیم دارید یک رویداد زنده را طی یک هفته برگزار کنید، برای یک رابطه صمیمی تر مراسم را برنامه ریزی کنید. مثلا برای یک رویداد بزرگ، باید چندین ماه جلوتر آماده شوید. اگر بودجه شما کم باشد، ممکن است مجبور شوید با خلاقیت و کارهای زیادی که خودتان انجام می دهید، مراسم را به تعادل برسانید.

 

  1. اهداف هوشمندانه و فعال ایجاد کنید:

همیشه با استراتژی شروع کنید. درست مانند ایجاد هر شغل دیگر، رویدادهای عالی با یک استراتژی قوی، قابل تامل و قابل اندازه گیری شروع می شوند. رویدادهای زنده یک روش شگفت انگیز برای به اشتراک گذاشتن نام تجاری شما، ارتباط با بازار هدف شما، دریافت بازخورد درباره محصول شما ( و موارد دیگر! ) است. اما شما باید بدانید که برای رسیدن به چه چیزی تلاش می کنید. به اهداف SMART پایبند باشید و آنچه را دنبال می کنید از قبل مشخص کنید. سپس اطمینان حاصل کنید که در راستای رسیدن به این اهداف پیش رفته اید.

 

نکات مهم درباره تامین بودجه

 

  1. برای رویداد خود یک “برنامه تامین مالی” تدوین کنید و اعداد را تخمین بزنید:

بدانید که چگونه می خواهید هزینه برگزاری ایونت را پرداخت کنید. بیشتر رویدادها از طریق حمایت مالی، فروش بلیط، بودجه بازاریابی داخلی و یا ترکیبی از هر سه تامین می شوند. هنگامی که بودجه خود را برای این رویداد ایجاد می کنید، باید تخمین بزنید که واقعا از هر منطقه چقدر می توانید پول جمع کنید. قبل از اینکه محل برگزاری خود را رزرو کنید یا قراردادهایی را امضا کنید. بهتر است ابتدا امضای قرارداد با اسپانسرها را شروع کنید. یا بلیط های پیش فروش را شروع کنید تا مطمئن شوید علاقه کافی جهت تامین بودجه، برای ایده شما وجود دارد.

 

  1. بودجه هزینه ایجاد کنید و از طریق کمک های مالی “غیرعادی” ، پس انداز کنید:

هزینه رویدادها بیشتر از آن چیزی است که ​​صاحب مشاغل کوچک فکر می کند. پس در درجه اول در مورد محل برگزاری و غذا و نوشیدنی تصمیم بگیرید. به یاد داشته باشید که باید تمام مجوزهای لازم را نیز قیمت گذاری کنید. ( این دقیقا همان جایی است که یک برنامه ریز ایونت می تواند به شما کمک کند و از دردسر جلوگیری نماید.) یک لیست جامع از تمام هزینه ها تهیه کنید. سپس قسمت هایی را که فکر می کنید حامیان مالی می توانند در ارائه مبالغ “غیرعادی” نقش داشته باشند، برجسته کنید. هرچه بیشتر با برند ها و شرکای دیگر برای میزبانی رویدادهای خود کار کنید، می توانید بیشتر پس انداز کنید.

 

سرمایه گذاری جمعی

 

  1. سرمایه گذاری جمعی را به عنوان گزینه جدیدی جهت جمع آوری پول برای یک رویداد در نظر بگیرید:

اگر اولین بار است که ایونت را اجرا می کنید، از سرمایه گذاری جمعی برای کاهش خطر استفاده کنید. با انتشار رویداد خود و پیش فروش بلیط، شرکت کنندگان بلیط های رویداد را تهیه می کنند. اگر حداقل تعداد شرکت کنندگان مورد نیاز تأمین نشود، این رویداد را برگزار نکنید.

 

تلاش های بی پایان جهت بازاریابی و تبلیغات

 

  1. بازاریابی و جلب توجه مردم:

شما به یک طرح بازاریابی دقیق نیاز دارید. برای این کار حتما یک برنامه بازاریابی ایجاد کنید. هرچه سازماندهی بیشتری داشته باشید، رویداد شما حرفه ای تر خواهد بود.

 

  1. در تلاش های خود خستگی ناپذیر باشید:

در غیر این صورت رویداد شما ناموفق خواهد بود. اگر نمی خواهید در رویداد خود به تنهایی حضور داشته باشید … پس بازار، بازار، بازار، بازار … و موارد دیگر را بازاریابی کنید.

 

  1. دلیل (های) خوبی برای حضور مردم تعریف کنید:

قرعه کشی شرکت کنندگان چیست؟ شما باید آنچه را که در رویداد انجام می دهید تا شرکت کنندگان هدف را از منزل، به سمت شرکت در مراسم خود تشویق و ترغیب کند را، مشخص کنید. مثلا برای یک ­کالای مصرفی ممکن است مهمانی با سرگرمی، همراه با دموی محصول و مراسم رایگان برگزار شود. یا برای افراد تجاری ممکن است مراسم با محتوای آموزشی یا دعوت از یک سخنران متخصص و مشهور انجام شود. بهرحال هرچه هست، ارتباط خود را با این دلیل که می خواهید این مخاطبان خاص با صدای بلند نام تجاری شما را فریاد بزنند، حفظ کنید.

 

  1. نوشتن دلیل حضور بازار هدف شما:

هنگام تبلیغ یک رویداد حتما به بازار هدف خود بگویید: چه چیزی یاد می گیرد، چه کسی را ملاقات می کند و چرا باید آنجا باشد. تصور نکنید دوستانتان به دوستانشان می گویند. بلکه یک نسخه تبلیغاتی تهیه کنید تا بتوانید این رویداد را برای مخاطبان خود تبلیغ کنید.

 

استفاده از رسانه ها و شبکه های اجتماعی

 

  1. یاد بگیرید چگونه با رسانه ها صحبت کنید:

روزنامه نگاران افرادی پر مشغله هستند. آنها وقت ندارند که صدای فروش شما را بشنوند. باید خودتان به آنها اطلاعات مرتبط بدهید و بگویید که در زمینه برگزاری ایونت متخصص و حرفه ای هستید. آنها را به ایونت های خود دعوت نمایید.

 

  1. از هشتگ های توییتر و هشتگ های اینستاگرام استفاده کنید:

توییتر و اینستاگرام برای تبلیغ ایونت ها و ایجاد احساس جامعه آنلاین در اطراف یک رویداد بسیار موثر است. اول یک هشتگ منحصر به فرد راه اندازی کنید. سپس مطمئن شوید که قبلا در توییتر و اینستاگرام استفاده نشده است. هشتگ را درست در وب سایت و در صفحه رویداد خود قرار دهید. اگر از دکمه  Tweet برای اشتراک گذاری در سایت استفاده می کنید، هشتگ را درست در اصطلاحات premade  بکار ببرید. وقتی افراد توییت می کنند، در واقع این رویداد را به طور خودکار در توییتر تبلیغ می کنند. می توانید مشابه همین کار را با اینستاگرام انجام دهید. تا افراد عکس های مربوط به این رویداد را به اشتراک بگذارند.

 

رویدادهای آنلاین

 

  1. از پیش رویدادهای اجتماعی آنلاین برای تبلیغ رویداد اصلی استفاده کنید:

برای ایجاد علاقه مردم به رویداد خود، برگزاری گپ توییتر چند هفته قبل از رویداد اصلی، بهترین روش و عملکرد است. چند سخنران خود را برای شرکت در رویداد آنلاین دعوت کنید. پیش نمایش آنچه در رویداد اصلی برگزار می شود را ارائه دهید. به عبارت دیگر، در مورد آنچه سخنرانان پوشش می دهند بحث کنید یا فعالیت ها را برجسته کنید. این کار، پیش بینی ایجاد می کند.

 

  1. خرید تبلیغات در شبکه ها و رسانه های اجتماعی:

خرید تبلیغات در شبکه های اجتماعی اغلب توسط رویدادهای کوچک نادیده گرفته می شود. بیش از هر چیز Facebook ، LinkedIn ، Twitter گزینه های هدف گذاری عمیقی را ارائه می دهند که می توانند به طور چشمگیری به ما کمک کنند. تا به مخاطبان هدف مان دسترسی پیدا کنیم.

 

بارگذاری فیلم را فراموش نکنید

 

  1. از YouTube یا آپارات برای تبلیغ رویداد خود استفاده کنید:

بارگذاری فیلم از رویدادهای قبلی یا مصاحبه با سخنرانان / مجریان، راهی عالی برای متقاعد کردن شرکت کنندگان احتمالی برای کلیک بر روی لینک خرید است. ویدئو نشانه های بصری قابل توجهی را در اختیار مردم قرار می دهد، بنابراین تاثیر زیادی بر روند تصمیم گیری مشتریان دارد. در ایونت ها، ما همیشه این خطر را احساس می کنیم که نمی دانیم چه اتفاقی خواهد افتاد. ویدئو می تواند این تنش را کاهش دهد.

 

  1. یک ویدئوی تبلیغاتی بسیار کم بودجه بسازید:

کمی خلاقیت با برخی از تابلوهای تبلیغاتی و پوسترها. یک کلیپ موسیقی بدون حق امتیاز. و یک دوربین فیلمبرداری تلفن هوشمند مناسب، می تواند یک ویدئوی جالب را برای کمک به تبلیغ نام تجاریتان در آینده به وجود آورد.

 

  1. از ثبت نام آنلاین استفاده کنید:

برای اطمینان از هرچه بیشتر شرکت کنندگان در اسرع وقت، ثبت نام آنلاین را ارائه دهید. این امر به پیش بینی اعداد و آزادسازی سریع بودجه کمک می کند.

 

  1. سخنرانی خود را برای تبلیغ دنبال کنندگان خود انجام دهید:

و یا اگر متخصص یا سخنران دارید، از آنها بخواهید تا حضورشان را در ایونت شما، برای دنبال کنندگان شبکه های اجتماعی خود تبلیغ کنند. یا از آنها بخواهید چیزی را برای مشترکان ایمیل خود ارسال کنند.

 

چه کسی قصد کمک دارد؟

 

  1. مسئولیت ها را تفویض کنید:

مرتبه و عنوان شغل مهم نیست. همیشه سعی کنید مسئولیت ها را به افراد مسئولیت پذیر بسپارید. معمولا داشتن یک نفر مسئول، برای اجرای تمام جزئیات به خوبی کار نمی کند. اجازه دهید افرادی یک مسئولیت را انجام دهند که بیشترین لذت را از انجام و کنترلش می برند. به عنوان مثال، اجازه دهید تا سرآشپز ایونت شما، جزئیات غذا را اداره کند. هرچقدر کسی از مسئولیت های خود لذت بیشتری ببرد، احتمال موفقیت شما را بیشتر خواهد کرد.

 

  1. پیگیری کنید:

مطمئن شوید که کارمندان و فروشندگان به درستی در مسیر انجام وظایف خود قرار دارند.

 

  1. حامیان مالی حق امتیاز دارند:

اگر اسپانسر دارید، با آنها مثل یک پادشاه رفتار کنید. آنها ایونت و مراسم شما را تامین مالی می کنند. و شما را قادر به انجام آن می کنند. قبل از ایجاد رویداد کاملا شفاف و واضح مشخص نمایید، که به عنوان اسپانسر چه چیزی دریافت می کنند.

 

  1. از مردم نظرشان را بپرسید:

و برای بازخورد خوب یا بد آماده باشید. انتقاد پذیر باشید. اگر نیمی از کار مناسب و معقول خود را انجام داده باشید. قطعا تعداد زیادی امتیاز کسب خواهید کرد.

 

  1. به دنبال فروشندگانی بگردید که جایگاه شما را فراهم می کنند:

و مایل به مشارکت در این کار هستند. بهترین فروشندگانی که می توانید با آنها کار کنید. کسانی هستند که با فرهنگ تجارت کوچک آشنا هستند. به دنبال فروشندگانی باشید که مرتبا با مشاغل کوچک کار می کنند.

 

رضایت شرکت کنندگان بسیار مهم است

 

  1. انتظارات شرکت کنندگان را با دقت تنظیم کنید:

اطمینان حاصل نمایید که مخاطب از شرکت در این ایونت می تواند تجربه خوبی بدست بیاورد. و آنچه را که از حضور انتظار داشته به آنها بدهید.

 

  1. اجازه دهید واکنش جمعیت، فشارسنج شما باشد:

مخاطبان را در طول رویداد زیرنظر بگیرید. از مردم حالشان را بپرسید. با این روش می توانید بفهمید: آیا همه چیز عالی پیش می رود یا خیر.

 

  1. همیشه از خود بپرسید:

محتوای شما چه میزان به شرکت کنندگان مربوط می شود؟ اطمینان حاصل کنید که محتوایی ارائه می دهید که مربوط به بیش از 80٪ مخاطبان باشد. مخاطبان برای بهبود تجارت و حرفه خود باید با تاکتیک های ملموس آشنا شوند و باید انرژی گوینده را احساس کنند. صحبت در مورد تجارت و کاری که انجام می دهید – بدون ارائه آنچه مخاطبان به آنها نیاز دارد – نوعی اتلاف وقت و هزینه برای همگان می باشد.

 

  1. به عنوان استاد تشریفات یا سخنران، خیلی تمرین کنید:

شما تجارت خود را می دانید، اما تصور نکنید که می دانید چطور یک سخنرانی موفق ارائه دهید. یک سخنرانی خوب و مسلط، یعنی ارائه پاسخ های درست به سوالات و توجیه بی چون و چرای افراد سختگیر. قبل از برگزاری رویدادها حتما تقابل با مخاطبان را تمرین کنید. هرچه آمادگی بیشتری داشته باشید بهتر خواهید بود.

 

برنامه احتمالی: وقتی همه چیز اشتباه پیش می رود چه باید کرد

 

  1. گام به گام رویداد را تصور کنید و یک لیست 2 ستونی تهیه کنید:

پیش بینی کنید، چه مشکلی ممکن است در یک ستون رخ دهد. و برنامه احتمالی خود را در مواجهه با آن مشکل در ستون دوم قرار دهید. برای اتفاقات غیرمنتظره آماده باشید. مثلا شاید سیستم صوتی از کار بیفتد. شاید مجری اصلی در اثر بروز یک اتفاق مانند تصادف. نتواند خود را به روز مراسم برساند. آیا می توانید کنار بیایید و باز حرکت کنید و ادامه دهید؟

 

  1. آماده باشيد كه برای پر كردن هرگونه جای خالی از قبل فکر کرده باشید:

اگرچه برنامه ریزی پیش روی فرمولی عالی برای موفقیت است، اما هرگز کافی نیست. همیشه چیزی غیر منتظره پیش می آید. بنابراین، به موارد جایگزین که قطعا هزینه هایی هم دارد، فکر کنید.

دیگر خدمات و محصولات شرکت فورسین